La première étape consiste à définir toutes les dépenses liées à la polycopie.

Voici une liste des différentes catégories de dépense : 

• Les frais locatifs (imprimantes, affichage dynamique, terminal de paiement, téléphone du local)
• Le site (hébergement et maintenance, service de paiement en ligne)
• Le salarié (salaire, mutuelle, sécurité sociale, complémentaire retraite etc.)
• Les assurances (locaux, moyens de paiements)
• La comptabilité liée à l’employé 
• Frais bancaires et commissions

Sur le graphique, les différentes dépenses et leur cout  : 

Une fois que le total des dépenses est défini, il suffit de le diviser par le nombre de copie estimée ce qui définira la base fixe du prix d’une impression. 

On rajoute ensuite à cette base le prix du papier et de l’encre.

La somme de ces trois éléments nous donne le prix définitif affiché au local.

Voici un exemple pour une feuille A4 avec impression noir et blanc. 

Le prix calculé est ensuite ajusté en fonction de différents facteurs (nombre d’impressions sur l’année) et réévalué chaque semestre afin d’assurer un bilan net nul.